Anwenderbericht

IT-Netzwerkverwaltung mit VM.7 - Skalierbar, flexibel und zukunftsfähig

Nadja Müller

Freie Texterin und Journalistin

Die IT-Abteilung der Medizinischen Universität Wien (ITSC) betreut tausende Netzwerkkomponenten wie Anschlüsse, Endgeräte und Server. Die dafür eingesetzte Eigenentwicklung war in die Jahre gekommen, bot nicht mehr die erwünschte Funktionalität und konnte die Sicherheitsanforderungen nicht mehr voll abdecken. Deswegen entschied man sich für eine neue Informations- und Planungssoftware für Kabelmanagement und Netzwerkdokumentation. Die flexible Lösung ist skalierbar und zukunftsfähig.

Die Medizinische Universität Wien ist mit 8.000 Studierenden die größte medizinische Ausbildungsstätte im deutschsprachigen Raum. Mit mehr als 6.000 Beschäftigten, 30 Universitätskliniken und zwei klinischen Instituten, 13 medizintheoretischen Zentren und zahlreichen hochspezialisierten Laboratorien zählt sie zu den bedeutendsten Spitzenforschungsinstitutionen Europas im biomedizinischen Bereich. Die Abteilung IT-Systems & Communications (ITSC) ist dabei unter anderem für den Betrieb des Netzwerks der Universität verantwortlich, in dem einige Hundert Switches und Server sowie rund 10.000 Netzwerkanschlüsse und Endgeräte betrieben werden. Hierfür erfolgt eine Zuordnung zu Räumen und eine Abbildung mit Bezeichnungen und Komponenten.

Für diese Aufgabe wurde seit mehreren Jahren eine vom Team des ITSC selbstentwickelte Webanwendung eingesetzt. Ab 2020 zeichnete sich ab, dass diese Lösung nicht mehr den wachsenden Anforderungen genügte: Einerseits, weil die Anwendung über die Jahre historisch gewachsen und immer komplexer geworden war und daher auch Standardaufgaben einen großen Aufwand mit sich brachten. Andererseits entsprach die technische Basis nicht mehr dem neuesten Stand. Da eine Eigenentwicklung aufgrund der verfügbaren Ressourcen nicht nachhaltig realisierbar war, wurde beschlossen, auf ein externes Produkt zuzugreifen.

Die Anforderungen

Abgesehen von einer zukunftssicheren und skalierbaren technischen Basis waren bei der Auswahl einer Plattform auch folgende inhaltliche Anforderungen zu erfüllen: der Import der Bestandsdaten in das neue System, die Beibehaltung der bekannten zentralen Funktionen sowie die Möglichkeit Zusatzinformationen, wie IP- oder Webadressen für die Verwaltung der Geräte und Dosen, mussten unbedingt gegeben sein. Auf diese Weise sollte bei der Neuerfassung von Geräten die Wiedervergabe bestehender IP-Adressen vermieden werden. Ein Workflow sollte bei der Vergabe neuer IP-Adressen unterstützen und das Einfügen neuer Felder musste einfach möglich sein. Darüber hinaus war eine Dokumentationsfunktion für die Schrankbelegung der Serverräume sowie die Verkabelung zwischen den verschiedenen Standorten und ihre Schaltung gefordert. Die Bedienung sollte über eine Weboberfläche erfolgen können.

Die Auswahl der Lösung 

Nach der Evaluierung verschiedener Produkte fiel die Entscheidung schließlich auf den AT+C Verbindungs-Manager VM.7, eine Informations- und Planungssoftware für Netzwerke, Gebäudeverkabelungen, Kabelmanagement und Netzwerkdokumentation, die auch von einigen anderen Universitäten im deutschsprachigen Raum eingesetzt wird. Aufgrund der guten Vernetzung zwischen den Hochschulen war es dabei schon zu Beginn des Auswahlprozesses möglich, Berichte und Einblicke in die Arbeit mit der Applikation zu bekommen. So konnten wir die Möglichkeiten sehen, die das Tool grundsätzlich bietet, sagt Herbert Jacubetz, Projektleiter und Mitarbeiter des Teams für Netzwerk & Infrastruktur des ITSC. Im Rahmen einer Präsentation von VM.7 durch AT+C Geschäftsführer Michael Brüning vor Ort in Wien wurden in einem Proof of Concept Daten aus dem bestehenden System importiert. Der Leistungsumfang und die Flexibilität der Lösung wurden dabei rasch ersichtlich.

Seit Sommer 2022 ist die VM.7 an der MedUni Wien produktiv im Einsatz. Die Implementierung nahm einen längeren Zeitraum in Anspruch, da das IP-Adressmanagement als Feature von AT+C neu programmiert wurde, um die entsprechenden Anforderungen des ITSC abbilden zu können. Umfangreiche Tests begleiteten die Umsetzung: Man musste vollständig ausschließen, dass falsche Daten importiert werden, was zu einem kompletten Ausfall des Netzwerks hätte führen können.

Projektschritte der Implementierung

Die Herausforderungen bei der Implementierung bestanden zum einen darin, die Altdaten korrekt zu übertragen und zum anderen in der Optimierung der Bedienbarkeit. Die Materie erwies sich als durchaus komplex. Jacubetz: Es hat etwas gedauert, bis ich den Mechanismus verstanden habe, wie das System und die Menüs ineinandergreifen. Mit diesem Wissen ist es einfacher, Lösungen zu finden und auch die Kommunikation ist leichter geworden.

Anpassungen und Tests liefen bis ins Frühjahr 2022, danach erfolgte der Import der Daten und deren Zuordnung im neuen System. Hier mussten Hilfssysteme aufgebaut und zusätzliche Komponenten in Betrieb genommen werden, da es Unterschiede in den Konzepten zu überbrücken galt. Es wurde eine einfache Oberfläche programmiert, um den Anwendern einen direkten Zugriff auf jene Datenbank zu ermöglichen, auf der auch VM.7 läuft. Der Zugriff auf Datenbankebene ohne Extraanwendungen war für das ITSC wichtig, auch die Schnittstellen werden so vereinfacht. Die Bereitstellung in den verschiedenen Instituten erfolgte im ersten Halbjahr 2022. Nach den umfangreichen Tests und Vorarbeiten gestaltete sich der eigentliche Go-Live reibungslos und ohne Probleme.

Umstieg auf das neue System

Kleine Fehler wurden und werden im Betrieb behoben. Das Team musste sich dennoch an den Systemwechsel erst gewöhnen. Im alten System waren die Formulare gezielt an die Anforderungen angepasst worden, im neuen haben sich Abläufe verändert.

Über die enge Zusammenarbeit mit Michael Brüning fand ein Wissenstransfer statt und das Team des ITSC eignete sich Know-how hinsichtlich Technik, Administration und Anwendung an. Jacubetz koordinierte die Anforderungen und die Abstimmung innerhalb des Teams und schulte einzelne Teammitglieder gezielt auf deren individuellen Bedarf, meistens mit dem Ziel, Abläufe zu vereinfachen. Eine Kurzanleitung erleichterte den Einstieg, alles weitere zur Bedienung von VM.7 eigneten sich die Anwender  durch learning by doing an. Fünf Mitarbeiter nutzen die Lösung heute, um aktiv Geräte anzulegen und Auswertungen einzusehen; einen lesenden Zugriff haben 20 bis 30 Nutzer sowie 60 bis 70 weitere IT-Beauftragte der Institute.

Anpassungen finden weiterhin statt. Ein Wunsch stellte zum Beispiel dar, die MAC-Adressen und Hostnamen von Computern, die einem gewissen Schema folgen, so zu filtern, dass keine Falscheingabe mehr möglich ist . Bei der IP-Adressverwaltung wurde neben der Funktion der Neuvergabe und des Löschens eine Änderungsfunktion integriert. Was die IT selbst anpassen kann, erledigt sie; kommen die Client-Funktionen an ihre Grenzen oder sind die Änderungen komplizierter, wird AT+C ins Boot geholt. Wir sind sehr zufrieden mit der Kommunikation. AT+C ist jederzeit erreichbar und unsere Fragen werden technisch kompetent beantwortet - auch kurzfristig, so Jacubetz.

Die Verbesserungen

Im Alltag hilft die Flexibilität der Lösung, bei Bedarf weitere Felder leicht ergänzen zu können. Informationen, die vorher nicht zur Verfügung standen, können hinterlegt werden, etwa welches Betriebssystem auf PCs und Notebooks läuft. Dies wurde in der Legacy-Lösung zwar teilweise in Freitextfeldern ergänzt, konnte aber nicht zum Filtern von Listen genutzt werden. Berichte und Reports lassen sich leicht erstellen; Felder und Informationen können gesammelt, ausgegeben und gespeichert werden. Das System skaliert wie erwartet und AT+C gewährleistet die Sicherheit von technischer Seite . Auch die Abhängigkeit von den betreuenden Mitarbeitern konnte aufgelöst werden.
Wir sind sehr zufrieden, die Lösung erfüllt unsere Erwartungen und ist auf die Anforderungen der Zukunft ausgerichtet, bilanziert Jacubetz. Eine Ausweitung der Zusammenarbeit ist geplant. Aktuell steht die Vereinfachung der Prozessabläufe im Fokus, künftig sollen zusätzliche Funktionen des Tools wie Glasfaser- und Serverraumverwaltung hinzukommen.

Fazit

Die neue Software erlaubt dem IT-Bereich der Medizinischen Universität Wien durch die flexible Erweiterbarkeit und Funktionen wie dem IP-Adressmanagement ein einfacheres Arbeiten im Alltag. Berichte und Auswertungen lassen sich schnell erstellen, das System bietet die notwendige Flexibilität und Erweiterbarkeit für die Zukunft. Durch einen Service und Wartungsvertrag mit AT+C ist sichergestellt, dass alle notwendigen, insbesondere sicherheitsrelevanten, Updates zur Verfügung gestellt werden und bei Fragen und Problemen auf den Support des Herstellers zurückgegriffen werden kann.

Autoren: Nadja Müller, Michael Brüning (AT+C EDV GmbH)
Bildquelle: Medizinische Universität Wien